同窓会の幹事は大変です！
でも、
世の中には、
同窓会になんて行きたくない！
という人が山ほどいますので、
同窓会に関心がある人なら、
思ってるほど、
同窓会の幹事も
大変じゃないかもです。
大変か、大変じゃないか、
幹事がすること、すべきことを
ご紹介しますので、
じっくりと、考えてみてください！
同窓会の幹事は大変かどうかは、自分しだい？！
同窓会の幹事は大変だ！
と、
言われることが多いですが、
果たして、どうでしょうか？
私は、
関西出身で東京在住ですが、
学年全体の大規模同窓会も
クラス会程度の規模の同窓会も
経験があります。
でも、
地元で
やった学年全体の同窓会では、
幹事はやってません。
その前段階である
東京在住の同級生を
対象にした同窓会では
幹事の一人をやりました。
実は、
東京で高校の同窓会を行い、
盛り上げたことが、
関西の地元の同級生に伝わり、
それが、学年全体の同窓会の開催に
つながったというわけです。
学年全体の同級生は400名程度で、
実際の同窓会への参加者は、
250名程度だったと記憶してます。
一方、
その前段階としての
東京での同窓会は、
対象者が
把握できた範囲で約40名でしたが、
かなり、盛り上がってしまい、
年に4回のペースでやりました。
しかも、毎回、
平均で、20名以上が参加し、
本チャンの地元開催の
全体の同窓会にも
東京から30名弱が参加したのです。
というような盛り上がりだったので、
幹事という役割を担いましたが、
大変だ！とは、
まったく、思いませんでした。
むしろ、
他の4名の幹事団も協力的でしたし、
どちらかというと、楽しかった！
という感じです。
それも、これも、おそらく、
東京在住の同級生達と
仲良くできたからだと思ってます。
幹事団5名の内、
一人とは普段から付き合いがあり、
他の三人も高校時代は仲が良かった
という関係が大きかったようです。
なので、
同窓会の幹事が大変かどうかは、
どんなメンバーで幹事をするか
ということが、
大変に感じるかどうかの
最大のポイントになると思います。
つまり、
同窓会を開きたい！
と思ったら、
まずは、仲の良い、気が合う友人を
幹事に引き込むことを狙いましょう！
同窓会の幹事がすることって、どんなことがあるの？
同窓会の幹事がすることは、
どの程度のことをやるのか、
どれくらいの規模でやるのかによって、
大きく左右されることになります。
私が
幹事を務めた40名程度の同窓会と
学年全体の同窓会とは、
することは大違いで、
大規模な方が何倍も大変！！！！！
だと思います？
まあ、
大規模な方の同窓会の幹事を
勤めなかったので、
偉そうなことは言えませんが、
するべきことは同じなんです。
そこで、
下記に幹事がすることを
列挙しておきます。
同窓会の幹事がすること
- 幹事団を作る
- 同窓会名簿作成
- 日程の決定
- 場所の決定
- 会場の決定
- 会場の下見
- 案内状の作成と送付
- 参加者数の確定
- 会場への予約確定連絡
というように、
大まかに分けると、
することは、こんな感じです。
下記に、
40名（クラス会）規模の同窓会と
学年全体の大規模同窓会とで
することが、どの程度違うかが
わかるように、ご説明します。
幹事団を作る
基本、卒業後も交流があって、
気が合う仲間を引き込みましょう！
小規模
対象が40名程度の規模なので、
幹事は、3、4名で十分ですね。
大規模
学年全体という規模なので、
各クラスから2名が
幹事になるという感じですね。
例えば、1学年5クラスだったら、
2名 × 5クラス ＝10名
ご参考記事
↓ ↓ ↓
「同窓会の幹事は誰がやるべきか？」
同窓会名簿作成
同窓会の案内状を
送付するために
連絡先を収集します。
小規模
クラス会程度の規模なので、
友だちの輪を広げる感じで、
連絡先の収集をしていきましょう。
今どきなので、
メルアドは収集し、
LineなどのSNSを活用すると便利！
大規模
300名が対象になると、
友だちの輪作戦は厳しい！というか、
かなり、時間がかかるので、
まずは、卒業アルバムの住所録
あるいは、母校に問い合わせるなど、
連絡先の収集方法には
工夫が必要になります。
ただ、個人情報保護法の影響で、
住所録や卒業生名簿などが
入手困難なら、
SNSも駆使した友だちの輪作戦を
地道に行うしかないので、
幹事は、けっこう、大変！です。
日程の決定
日程は、
なるべく、たくさんの同級生が
参加できることを目標にしますので、
よ～く、考える必要があります。
平日の夜という選択肢もありですが、
主婦や地元を離れている人がいたり
するわけなので、
土曜のお昼頃からがベストかもです。
時期も、
地元を離れてる人を考慮すると、
帰省するようなタイミング、
つまり、お盆や年末にする
という作戦もあります。
でも、
それを考えだしたら、きりがない！
かもしれないので、
単純に、
行事やイベントと重ならないような
何でもない時期の土曜の午後！
という感じがいいかもです。
が、
下記記事でもまとめてますので、
ご覧ください。
↓ ↓ ↓
「同窓会の開催時期はいつ頃が良いのか？」
小規模、大規模
日程については、
規模によって、
変える必要はないかと思いますが、
規模が大きいと、
使える場所も限られてくるので、
卒業式シーズン、
株主総会シーズンなど、
大規模なイベントがあるような時期は
避けた方が良さそうですね。
場所の決定
場所というのは、
母校のある地元でやるのか、
近隣の都市部でやるのか
ということです。
高校の同窓会なら、
各都道府県庁の所在地でやるとか、
中学や小学校なら、
母校の地元の居酒屋でやるとか、
という選択肢があります。
小規模
クラス会規模なら、
まあ、どの場所でも、
できる可能性が高いでしょうから、
便利な場所を選んでください。
大規模
大規模な同窓会だと、
会場が限られてきますから、
大きな街や都市でやるのが、
無難でしょう。
会場の決定
同窓会の会場は簡単に言うと、
- 居酒屋
- レストラン
- ホテル
- 貸会議室
- 学校
などが、一般的なスポットです。
小規模、大規模ともに、
ポイントは、
飲み放題、食い放題的な
当日の支払代金がぶれないような
セットメニューがある会場！
です。
小規模
クラス会程度の規模だと、
居酒屋の大部屋や
レストランの貸切や
中華料理店の大部屋などが
対象になるかと思います。
なので、
意外に選択肢が多いので、
迷ってしまう可能性大！ですので、
飲み放題料金が安い！
使える時間が長い！
などというわかりやすい基準で
絞っていくことをおすすめします。
特に、
同窓会なのに、
使える時間が2時間！
なんていう制限があるような店は
避けましょう。
大規模
学年全体の同窓会だと、
マックス400名！
なんて規模もあり得ます。
となると、
会場は限られてきて、
ホテル、あるいは、貸会議室
という感じになりそうですね。
ホテルか貸会議室かは、
料金と雰囲気の
どちらを優先するかで決めれば
良いのではいでしょうか。
会場の下見
利用する会場を絞ったら、
やはり、
幹事が下見した方が良いでしょう。
というか、おすすめします。
しかも、
ただ、見に行くのではなく、
実際に、客として使うのが一番です。
そうすることで、
当日の様子を想像できるのです。
小規模
小規模な同窓会なら、
ぜひ、というか、
下見しやすいですから、
普通に、幹事同士の飲み会として、
行ってみてください。
大規模
ホテルや貸会議室の場合は、
なかなか、
試しに使ってみるわけには
いかないですから、
見学の申込をしてから行きましょう。
そうすると、
ホテルや貸会議室の営業担当者が
現場を見ながら、説明してくれますし、
食事なども試せることのもあるので、
ぜひ、見学の予約を入れて
下見しちゃいましょう。
なお、予想通りに気に入ったら、
仮予約できるかを確認し、
仮の参加人数で押さえておきましょう。
案内状の作成と送付
- 日程
- 場所
- 会場
が決まれば、
出欠を取るために
案内状を送付しなければなりません。
これは、
メールやSNSではなく、
案内状で連絡するなら、
同窓会の規模は無関係です。
下記で文例もご紹介してますので、
ご確認ください。
↓ ↓ ↓
「同窓会の案内状の文章の文例」
なお、出欠の返信の締め切りは
なるべく、長い期間を取りましょう。
最低でも、1か月間は取りましょう。
参加者数の確定
参加者数は
幹事としては、
非常に、重要な情報です。
せっかく、やるんですから、
多くの参加者を期待します。
なので、
もし、返信が来ていない人で、
直接、連絡できる人がいるなら、
参加を促す連絡をし、
参加者数を増やす工夫をしましょう！
会場への予約確定連絡
参加者数が決まると、
さっそく、
あらかじめ決めておいた会場
あるいは、
仮予約した店に、
人数の確定連絡をするのです。
仮予約した際の人数と、
大きな違いがある場合は、
急いで、連絡し修正しましょう。
これも、
規模に関係なく、
人数が確定したら、
速やかに会場に連絡しましょう。
人数の増減により、
使う部屋が変わるかもしれないので、
速やかに連絡するようにしましょう。
同窓会の幹事のまとめ
同窓会の幹事は
間違いなく、大変です！
規模が大きくなればなるほど、
事前準備段階の作業が大変！
幹事役が好きな人も
いるとは思いますが、
することは大変な労力が必要です。
好きこそものの上手なり！
ですから、
同窓会の幹事は
世話役が好きな人がやる！
のが、一番です。
そういう同級生を集めましょう！
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