同窓会の幹事は手順わかれば誰でもできる！進め方と段取り虎の巻！

同窓会をやりたい！
と思ってしまったら、
幹事になることは避けられません！

と言っても、過言ではないでしょう。

そこで、
同窓会の幹事のために、
手順を伝授します。

進め方と段取りを
具体的に示して、
マニュアルのようなものを
ご提供します！
ご参考になれば、幸いです！

同窓会の幹事は手順がわかれば、誰でもできる！

同窓会の幹事は
手順さえ知れば、
誰でも、できちゃいます！

具体的な手順は
次の章でお伝えしますので、
ここでは、大枠でご説明します。

同窓会の手順

大きく分けると、

という感じで良いでしょう。

では、
具体的な進め方と段取りを
ご紹介します。

同窓会の幹事のための進め方と段取りをまとめます！

同窓会の幹事のための
進め方と
段取りのマニュアルです！

同窓会の手順

下準備

幹事の決定

まずは、
何が何でも、幹事がいないと、
同窓会は開催できません。

しかも、
幹事は一人では大変です！
そんな苦労はしないでくださいね！

ということで、
同窓会をやりたいなら、
まずは、幹事団を作ってください。

と言っても、
大げさなことを考えなくて、OK！
仲が良い同級生や
声をかけやすい同級生を誘って、
飲み会でもやってください。

そして、
「同窓会を開きたいんだけど」
と切り出して、

賛同してくれたら、
もう、それで、幹事は決定！
ということになります。

これについては、
下記のページでも書いてますので、
参考にご覧ください。
↓　↓　↓
「同窓会は飲み会から始めるのがオススメ！」

同窓会を開くための準備

幹事が決まったら、
次は、
同窓会の具体的な準備です。

同窓会名簿の作成

同窓会を開くには、
同級生に連絡しなければいけません。

となると、
同窓会の案内状を送付する
ということになるので、

同級生のリスト、
つまり、
同級生名簿のようなモノを
作成することになります。

もちろん、
同級会、クラス会という単位の
同窓会なら、

幹事達が、
それぞれのネットワークで
友だちの輪？同級生の輪？を
広げることで、
案内状の送付の必要がない！

ということもありますが、

学年全体の同窓会となると、
同窓会名簿なるものを
作成し、案内状を一気に送付！
という流れが無難です。

なので、

まずは、

学校、母校に連絡しましょう。

個人情報保護法の施行により、
学校側も簡単には、
卒業生の連絡先を教えてくれない！

ということもありますが、
まずは、当たってみましょう。

幹事の輪を広げる

幹事に
なってもらう必要はないのですが、

やはり、
学年全体の同窓会をやるなら、
各クラスの最低1人の幹事がいると
何かと便利ですので、
幹事の輪を他のクラスだった人へ
広げていくことが必要です。

部活の仲間や
部活の顧問の先生や
担任の先生も巻き込んで、
幹事の輪を広げつつ、
同級生の輪を広げて、

同窓会名簿の作成を目指す！
という流れに持ってってください。

SNSを活用する

みんながみんな、
やってるわけではないですが、
フェースブックなどで、
学校名などをキーワードとして、
同級生を捜索するのです。

意外な成果が期待できますよ。

なお、
ただ、努力しても、努力しても、
同級生の輪を広げられない時は、
小規模でも良いので、
いったん、同窓会をやりましょう！

開けば、
また、輪が広がるでしょうから、
大同窓会は1年後、2年後に
開くことを目標にして、
まずは、同窓会を楽しみましょう！

ひょっとしたら、
それで、もう満足しちゃうかも！
ですからね。

同窓会を開くための作業

ということで、
同窓会名簿というか、
連絡先リストも整備できた！

となると、

あとは、
具体的なことを
決めていくだけです。

日程の決定

さて、
同窓会は、いつ頃に開くのか？！

時期は？
曜日は？
開始時間は？

と、
迷い始めたら、きりがない！
ということになるので、

さくっと、
幹事として、決めちゃいましょう！
ポイントは下記です。

時期

もし、
地元を
離れている同級生が多いなら、
年末年始やお盆など、
帰省してくるタイミングにする！

ということが基本になります。

同窓会の参加率は、
普通でも、30%程度だと
言われていますので、

少しでも、
多くの同級生に参加してもらうには
やはり、参加しやすい時期にする！

というのが、鉄則ですね。

曜日

年末年始やお盆の時期となると、
曜日って、
あまり、関係ないかもですが、

一般的には、
土曜がオススメです！

というのも、
もし、盛り上がってしまうと、
二次会、三次会なんてこともある！
わけですから、
翌日が休日の方が良いですよね。

なので、
休前日、つまり、土曜がオススメ！
です。

開始時間

開始時間についても、
同窓会が盛り上がることを前提に
二次会、三次会も行ける時間

つまり、
お昼頃に開始しちゃいましょう！

ちなみに、
私の高校の同窓会は、
お昼の12時集合！だったのに、
翌日の始発まで騒いだ！
こともありました。

場所の決定

場所は、
あまり、考えずに、

高校の地元か、
あるいは、
地元近くの便利な場所がおすすめ！

つまり、
交通の便が良い大きめの街！
が、良いですね。

会場の決定

会場については、
クラス会、学級会だと、
中規模な飲み会なので、

居酒屋や
小さなレストランの貸切！
という作戦でもＯＫですが、

学年全体の100名以上の規模だと、
ホテルの宴会場、パーティー会場
あるいは、貸会議場
と言った場所がおすすめです。

もちろん、
そういう場合は、
立食形式で、
料理はバイキング形式
ということになりますが、

その方が割安に運営できます。
例えば、
仮に、参加者が100名だとしても、

料理は、
80名分で注文しておくのです。
立食パーティーの場合は、
これ、常識！
と言えることですから、ご安心を！

会費を安くできますよ！

なお、当然ながら、
会場には仮予約を入れておく！
ことを忘れないようにしましょう！

案内状の作成

案内状は、
あまり、固く考えずに、
必要最低限な情報を
正確に伝える！
ことだけを重視しましょう。

というような内容でＯＫです。

ただ、
先生方もご招待するなら、
上記の同級生向けの案内状の
冒頭の言葉だけを変えて、

会費をいただかないのなら、
「ご招待させていただきます」
と言うような言葉を使いましょう。

案内状の送付

案内状は、
既に作成した同窓会名簿の住所に
送付すれば、ＯＫですが、

送付時期は、
開催日の3か月前にしましょう。
早過ぎると予定が見えないですし、
遅すぎたら、
出席率低下の原因になります。

回答期限は
送付から1ヶ月程度の期間とし、
長過ぎず、短過ぎずという
期間を取っておきましょう。

場所の確保

出欠の回答が届き、
参加者数が確定したら、
仮予約を入れておいた会場に
人数の連絡し、
予約を確定させておきましょう。

二次会の場所の準備

予約しておくかどうかは、
判断が難しいですが、

場所は
カラオケボックスがおすすめ！
です。

カラオケが好きかどうかは
気にせずに、
カラオケボックスだと、

人数にも柔軟的ですし、
幹事としても
そこは、楽しちゃいましょう！

一次会の同窓会が
12時頃の開始だと、
二次会は16時頃開始でしょうから、

その時間帯なら、
予約しなくても入れる時間なので、
念のため、
2つ、3つのカラオケボックスの
電話番号さえ、入手しておけば、
ＯＫです。

会費の決定

会場が決まれば、
会費も決まったようなもの
ですが、

料理やコースによっては、
会費に違いが出てきます。

会費は、
同窓会開催時の年齢によっても、
変わったきますが、

良い物を安く！は
どんな年齢でも
共通のテーマですから、
工夫をして決めましょうね。
セット料金なんかは当たり前！
ですよ。

居酒屋なら、

飲み放題！
食い放題！
3時間以上！

は、当たり前！ですね。

同窓会当日にする作業

同窓会の当日は、
気は遣うかもしれませんが、
自分たちも楽しみましょう！

受付

ホテルのパーティー会場なら、
受付ブースを設置してもらい、
最低2人が対応しましょう。

同窓会名簿というか
出席者リストを準備しておき、
出席者にチェックを入れ、
会費を受け取るという作業を
行うことになります。

案内係り

受付を終えた人を会場に
誘導する役割です。

会場係り

何かの時のために
同窓会が始まるまでは、
会場内を見ておきしょう。

司会、進行係

開会の辞、
先生からの挨拶
締めの言葉、
二次会のご提案

などは、
言葉を事前に準備しておき、
それぞれのタイミングも
決めておけば、

その時間がくれば、
ステージに上がって、
進行させるだけです。

時間さえ気にしていれば、
そんなに大変ではないですので、
自分たちも楽しんじゃいましょう！

もちろん、
幹事なので、一次会で
酔っ払いになるのは避けたいですね。

写真係り

面倒なら、
なしでも良いのですが、
思い出として、撮っておきたいなら、
クラス単位での集合写真や
テーブルごとの写真程度ででも
ＯＫですから、
撮ってあげてください。

会計

受付が終了し、
開会の辞が終わったら、
もう、先に会計しちゃいましょう。

あらかじめ、
当日、追加料金が発生するような
ことにはしないでおくと、
先に、会計できちゃいますから、
やっちゃいましょう！

同窓会開催後にする作業

同窓会開催後というのは、
同窓会当日ではなく、
翌日以降という意味です。

当日は、
二次会のセッティングまでは
幹事の役割ですが、

翌日以降に
何をするべきなのかは、
もう、気持ちしだいです。

記念撮影的に撮った写真を
どうすればいいのか？

参加者に配る？

まさか、そんなことはしないはず。

今時ですから、
当日の会場での写真は、
デジカメでの写真や
スマホでの写真でしょうから、

撮った写真をインターネット上の
クラウドなどの共有サイトを
利用して、保管しておけば、
参加者が閲覧できて、超便利！
ということになります。

先に、デジカメで撮った画像を
保管するサイトを決めておき、
同窓会当日に、
みんなに知らせておけば、
あとは、
開催後に写真をアップするだけ！
なので、超簡単！ですね。

「画像　共有」
というようなキーワードで
検索すれば、いっぱい出てくる
はずですから、
お好みのサイトを見つけておきましょう。

まとめ

ということで、
同窓会の幹事のマニュアル！
と言えるかどうかは不明ですが、

何かしらのお役に立てれば、
幸いです。
幹事の役割、がんばってください！