同窓会の案内状はいつ出すべきなのか？進め方もまとめて伝授します！

同窓会の幹事は
労力は、もちろん、
一時的な費用の立替や時間が
必要なので本当に大変です。

そこで、
そんな幹事の仕事の中でも、
避けて通れないのが、
人集めに必要な案内状です。

慣れてないと、
重労働だけでなく、
楽しいはずの同窓会がつらい！
ものになってしまいます。

なので、

案内状は、
いつ出せばいいのか？

から、
幹事としての
同窓会の進め方の
お手本になるような情報を伝授したい！
と思います。参考にしてください！

同窓会の案内状はいつ出すべきなのか？！

同窓会の案内状は
普通は、
いつ出すものなんだ？

と、
慣れてないと、未知の世界です。

案内状の発送のタイミングは
早すぎても、
遅すぎてもいけません。

早すぎると
忘れられてしまう
可能性が高まります。

逆に、

遅すぎると
先に予定が入ってしまう
可能性がある為です。

一般的に、
1,2ヶ月ぐらい先までの
予定を立てる方が多いので、
開催の3ヶ月前を目安に
案内状を発送するのが理想的です。

ですが、
調べた結果、
実際は、
開催の２ヶ月前に
案内状を出す場合がが多いようです。

でも、
その前に、
つまり、案内状を出す前に
準備することがたくさんあります。

なので、
次に準備のポイントなどについて
紹介したいと思います。

１． 事前準備

まずは
案内状を発送するときに
必要な物を確認しましょう。

【用意するもの】

• 発送先リスト（名簿）
• 逝去者リスト
• 案内文面
• 往復はがき
  または、官製はがき
  または、封筒・便箋・切手
• 往復はがきで発送の場合
  個人情報保護シール

発送先リストには、最低でも、

名前（旧姓または現姓）
郵便番号
住所

という情報が必要となります。

旧姓で送る場合、
実家などに届く場合もあります。

ですが、
多くの場合は
宛先不明で戻ってきてしまうので
できるかぎり、
現姓が把握できている方が確実です。

そして
発送先リストは
Excelなどでデータ化しておきます。

データ化しておけば
宛名印刷が簡単になり
当日の
出欠名簿を作成する際にも便利です。

また
ご逝去された方には
ご案内を送らない方が良いので
事前に確認しておく事がおすすめです。

２．案内状内容確認

次に
案内状を作る前に
案内状に
載せる「情報」を整理します。

1. 学校名（同窓会名）
2. 卒業年もしくは◯期生など
   どの学年かが特定できるもの
3. 差出人の幹事氏名
   協力している幹事の氏名
4. お呼びする恩師
   （先生方）の氏名
5. 開催日時
6. 会場
7. 会費などの開催情報
8. 出欠申請方法
9. 出欠締め切り日
10. 問い合わせ
11. 連絡先

という具合に、
ひとつでも抜けたり
間違ったりしてしまうと、

修正のための
発送費が追加でかかったり
ご案内が届いた同窓生が混乱するので
しっかりと確認することが重要です。

３． 案内状制作

準備が整ったら
いよいよ
案内状の作成です。

ネットで調べると
様々なデザインがあるので
案内状を作る際は
参考にしてみましょう。

また

案内状を
作成してくれる会社もあるので
うまく活用するのもおすすめです。。

４．発送後のフォロー

案内状を発送した後は
より、参加者が増えるよう
幹事で
手分けをして声をかけていきます。

案内状の発送と並行して
メールや電話、
LINEを使って参加を呼びかけると
効果的です。

一人じゃ参加しにくい人も
ちょっと、
背中を押してもらうだけで
参加してくれる可能性が
より高まります。

そして、
一人の参加が
参加の連鎖を生みます。

そうなることで、
より多くの人に同窓会に
参加してもらうことが出来ます。

その他に
通知が届かず、
参加者が伸びないケースも
多くありますので、
どこまで案内ができるかが
重要なポイント！
になってしまいます。

同窓会の幹事の進め方はコレで安心！

同窓会の幹事として、
慣れてないと、
進め方で、
混乱してしまいますので、

具体的な
時期に基づいてご紹介します。

同窓会の幹事を
することになったけれど
段取りは、
どうしたらいいのか分からない！

というのは、
ある意味、当たり前なのですが、
同窓会を切り盛りするための
基本的な段取りをご紹介します。

【開催の半年～4か月前】

同窓会は
事前準備が非常に大切です。。

開催日の決定

まずは、開催日程を決めます。

これは、
遅くとも開催の4か月前には
決めておきます。。

地元で行う場合は
多くの人が帰省してくる
夏休みや冬休みがおすすめです。

担任の先生など
どうしても、来てほしい人の
スケジュールの確認は必須です。

あらかじめ、連絡の取れる人に
メールやLINEなどで、
同窓会を行うことや
スケジュールなどを
伝えてもらうようにしましょう。

全員が揃うことは
難しいかもしれませんが、
あまりにも、出席率が悪い場合は
スケジュールに
問題があるのかもしれないので、
他の日程を考えてみましょう。

【開催の3か月前】

開催の3か月前ぐらいには
開催場所を決定しましょう。

開催場所の決定

基本的には
地元の学校がある場所で
開催することになると思います。

事前連絡の感触で
ある程度の参加人数を予測し
その規模に応じたお店を探します。

同窓会を開くのであれば
できるだけ、
席の移動ができる方がいいです。

そして、
かなり賑やかになる！
つまり、騒がしい
ことも予想されますので、
そういったことを
考慮してお店選びをします。

また
同窓会は、
なかなか、正確な出席人数を
把握するのが難しいので、

柔軟な対応を
行ってくれそうなお店を選びましょう。

そして
お店が決まったら、
次に会費を決定します。

会費の設定

お店が決まったら、
ある程度の
飲食代の計算はできると思います。

それと、必要であれば、

などなど、
必要なものを忘れずに計算します。

また
同窓会では、
当日キャンセルが出ることもあるので、
その分も計算に入れて
少し高めに会費を設定します。

人数にもよりますが
計算した会費の1割増しぐらいに
しておくのがいいです。

会費が余ったら、
二次会に回すようにします。

【開催の2か月前】

案内状用の住所録作成

遅くとも、
開催の2か月前には
案内状の発送をするための
住所録を作りましょう。

卒業アルバムや
当時の連絡網などから
同窓生のリストを作成します。

できるだけ多くの人に
連絡が行き渡るように、
何名かで協力して、
電話やメール、LINEなどを利用して
呼びかけるのが効果的です。

こうして、
同窓生の現住所を把握し、
リストを埋めていきます。

エクセルなどで
データ化すれば
宛名印字もできますし
次回以降も役立ちます。

同窓会の2か月前には
案内状を発送します。

案内状は往復はがきを
使用することが一般的です。

これによって
参加人数の確定をしますから
この時に
返送期限を忘れずに記載します。

また、

といった必要な事項の他、
個別の相談にも対応できるよう
幹事の氏名と
連絡先も記載しておきましょう。

恩師に送る案内状には
会費を記載せず
当時のお礼を書き添えて
別の案内状を作成しましょう。

ただ
2003年に
個人情報保護法が施行されて以来、
アルバムに住所を載せたり、
連絡網を
作ったりすることが少なくなりました。

なので
それ以降の同窓会では
案内状の発送は行わずに
LINEなどのSNSを通して
出欠の確認をすることも多いようです。

【開催1か月前】

プログラム作成

1か月前には
当日のプログラムを考えます。

メリハリを付けるために
幹事と
恩師からのあいさつは必要です。

ただ
同窓会では、
懐かしい人達と
語り合いたい人が多いので、
あまり多くのゲームなどは、
企画しない方がいいでしょう。

ゲームをする場合は、
ビンゴ大会など、
シンプルで
全員が知っているような
ゲームがおすすめです。

また
ゲームで景品をつけると
かなり盛り上がります。

他には
当時の写真をスライドにしたり
映像を
流したりするのもおすすめです。。

これも
独りよがりにならないよう
何人かで
プログラムを考えた方がいいです。

【開催の3～4週間前】

二次会の準備

会場に最終的な人数を連絡して
同時進行で
2次会をセティングを行う。

【同窓会当日】

必要なものリスト

当日は

などの必要なものを
忘れずに持って行きましょう。

当日は
楽しむのが一番です。
ですが、

支払いや時間の管理などを
色々と仕事があるので、
酔っ払いすぎには注意しましょう。

同窓会の案内状と進め方のまとめ

同窓会の案内状は
いつ出すべきなのか？

幹事の進め方について
まとめました。

案内状は、
2003年に個人情報保護法が
施行された影響で、

昔のように
アルバムに住所が載っていないので
ある意味、不便になりました。

LINEなどのSNSを使い、
同窓会の出欠を
確かめることが多いそうですが、

大体２ヶ月前には
案内状を出すのが無難です。

そして、
幹事の進め方についてですが、

開催の半年～4か月前

開催日程を決定。
会費を設定。

開催の2か月前までに

案内状の発送を
するための住所録を作り
2か月前には案内状を発送。

開催1か月前

1か月前には
当日のプログラムを決定

開催の3～4週間前

会場に最終的な人数を連絡して
同時進行で
2次会をセッティングを行う

という流れで進めると
良いということがわかりました。

同窓会の準備は大変ですが
それだけやりがいもあります。
この記事が、
素敵で楽しい！
同窓会作りのお手伝いになれば幸いです。