同窓会の幹事は会計報告をするものなのか？儲かるなんてことあるの？

同窓会の幹事は
日程や開催場所を決めて、
同級生の連絡先を探し、

案内状を書いて、送付し、
参加人数を確定し、
会費の金額や催し物なんかも
考えるたりするのに、
最後、会計報告もするの？

なんだか、あまりにも大変！

でも、
儲かる！こともあるって、
聞いたことあるけど、ホント？

なんて思ってる人が多いようなので、
そこんところ、
体験談を含め、まとめておきます。

同窓会の幹事は会計報告をするもの？

同窓会の
幹事は会計報告するのか？
というと、
はっきり言って、どちらでもＯＫです

同窓会の種類や規模にもよりますが、
会計報告をしないケースの方が、
私の経験では多かったですね。

もちろん、
最初から、ニコニコ明朗会計！
を目指しておくと、
会計報告しなくても問題なし！
なんです。

会計報告が要らないケース

小規模の場合

同じクラスの同級生だけの
クラス会、あるいは、同級会で
参加人数が10名未満なら、

同窓会当日に、
店の支払いの完了後に、
「精算！」ということで、
総額を参加人数で割った金額を
その場で、集金するという方法。

飲み放題コースにする

つまり、
食べ物代も固定されていて、
ドリンクもお酒もソフトドリンクも
飲み放題付きにして、
同窓会の案内状の中で、

飲み放題付きで一人5,000円！
という感じで知らせておくと、
会計報告なんて不要ですよね？

定期的に開催する

少し多めに会費を集め、
もし、お金が余ったら、
次回に繰越するという方法。

これだと、
同窓会が終わって支払いを済ませ、
余った金額だけを発表するだけで、
大げさな会計報告は不要です。

会計報告が必要なケース

学年全体の大規模な同窓会

このケースは経験があるのですが、

同学年全体なので、
対象者は400名程度となり、
参加者も200名以上が予想されたので、
会場選びから、
来賓の先生への連絡など、

かなり大掛かりになると予想し、
1年以上前から準備し始めたのです。

幹事も2、3人ではなく、
各クラスから2名ずつ程度の
総勢20名とかいう大幹事団でした。

ということから、
事前準備の幹事会も数回やったので、
そういう費用も一部は
会費から負担してもらおう！
という方針にしたのでした。

なので、
会費は高めに設定し、
当日の支払い時に精算することに。

ただ、
こういう場合も、
同窓会が終わった後日に
会計報告しても、意味がないですし、
もし、
余った場合の処理も面倒なので、

会計報告は同窓会当日にしました。

会計報告までの流れ

前提としては、
ホテルの会場費、飲食費は
同窓会プランなどを活用し、
一人〇千円という感じで固定させます。

要するに、参加者×〇千円
という感じで
計算できる形にしておきます。

具体的な手順

1. 受付時に会費を集金
2. 進行役の幹事は会場で司会
3. 会計係は会費を集計
4. ホテルの会場費などを支払う
5. 余ったお金の金額を確定
6. 余ったお金をクラスの数で割って
   封筒に入れておく
7. 同窓会終了時に各クラスの代表を
   ステージに呼び、
   二次会費用への寄付金として
   余ったお金の封筒を手渡す。

この時、総額〇〇〇万円で
費用は〇〇〇万円、
余った〇〇万円を等分に割って、
クラス代表に渡しました！
というような報告をし、終了！

このような流れにしておくと、
会計係の幹事は当日も
多少、大変ですが、

集金、支払い、残金を分ける
という程度の作業で、お役御免！
しかも、会計報告もできちゃうので、
この方法がオススメです。

同窓会の幹事は儲かるというウワサはホント？

同窓会の幹事は儲かる！
というウワサがあるというのは
実際に、そうしてる人がいる！

ということだと思います。

上で、ご紹介した流れで、
同窓会の幹事作業を会計報告まで
実行すると、
儲かるチャンスがあるのが、
おわかりかと思います。

つまり、
参加同級生から会費を集金し、
残金を参加者に二次会費用として、
還元しないで、
幹事で分けちゃえば、儲かることに！

でも、
これって、幹事への報酬！
という考え方もあるかと思います。

例えば、
300名規模の同窓会を開こうとしたら、
どれくらいの労力になるか
おわかりでしょうか？

すべて、

ボランティアでやるには、
相当な重労働と時間を要します。
なので、
ある程度の報酬はもらっても、
誰も、文句は言わないと思います。

ただ、
ホテルなどの会場費用よりも、
相当高めの会費を徴収すると、
「ピンハネ」してんじゃなの？
と、疑われる可能性もあります。

そういうのはNGですね。

便利な繁華街にあるホテルで
キレイな会場と
そこそこの料理だと、
一人10,000円の会費でも、
おかしくはないでしょうから、

ピンハネはダメですが、
幹事たちが当日の会費を払わずに済む
程度なら、言わなくても、問題なし！
ではないでしょうか？
そこは、常識的な範囲でご検討ください。

同窓会の会計報告のまとめ

とにかく、
同窓会の幹事の仕事は大変です！

給料をもらってる仕事なら、
良いのですが、
同窓会の幹事は基本、ボランティア。

にもかかわらず、
何か不備があると、
文句を言われる可能性がある立場。

なので、
そこんところを理解したうえで、
幹事を引き受けることにしましょうね。

仲の良い、物分りの良い幹事団を
組めそうなら、
上でご紹介した流れで、
同窓会当日に、キレイに精算し、
明朗会計を目指してはいかがでしょうか？